Primeros pasos en Excel

Latas y Excel
Latas y Excel
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Una de las socias de KiGaRi CyD, Latas, con la duda de cómo Excel le ayuda a tener croquetas para comer.

Excel es un software especializado en realizar cálculos matemáticos, contables, estadísticos, financieros, etcétera. Excel es distribuido por Microsoft. Tiene un costo para poder emplear todas sus herramientas y es uno de los programas “básicos” de cálculo más usados, sin embargo, también hay programas libres, dentro de los que en KiGaRi CyD hemos usado, se ubican “Calc” de Libre Office y Open Office, así como WPS Spreadsheets y en otros sistemas operativos como Linux, Gnumeric Spreadsheet, aunque no son los únicos ni para Linux ni para Windows.

En este artículo nos enfocaremos solamente al uso de la suite Ofimática de Microsoft en su versión 16. En nuestra experiencia, hay personas tan especializadas en Excel que trabajos que pueden hacer en programas como PowerPoint o Word, lo terminan ejecutando en Excel. Como recomendación, traten de aprender a usar procesadores de texto y programas de presentaciones.

Excel se maneja por celdas y coordenadas que es en dónde se pueden realizar las operaciones o introducir los textos que deseemos. Mi primera experiencia con Excel fue en la universidad, cuando nos pidieron trabajar una tabla de amortizaciones por medio de filtros, fórmulas y crear diferentes hojas. Hasta ese momento únicamente había empleado procesadores de texto y no conocía bien el funcionamiento de Excel, mucho menos sabía cómo introducir fórmulas ahora, más de diez años después, puedo decir que Excel es una herramienta sumamente esencial para mi trabajo diario.

Excel nos sirve desde un uso cotidiano como el control de gastos hasta el análisis de bases de datos de pequeñas a medianas empresas.

Les dejaremos un pequeño ejemplo para el control de gastos.

El primer paso importante es colocar la fecha de la que estamos hablando. El formato predefinido para las fechas es: dd/mm/aaaa, es decir, dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y cuatro dígitos para el año como podría ser 16/06/2016, sin embargo, si seleccionamos la celda en la que estamos trabajando y damos click con el botón secundario del mouse, se desplegará un menú, en dicho menú seleccionaremos el apartado que dice “Formato de Celdas”.

Formato de celdas
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Formato de celdas

Aparecerá una ventana con las siguientes opciones:

Ventana de configuracion del Formato de celdas
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Ventana de configuracion del Formato de celdas

En el menú de opciones de Número, en el submenú fechas, aparecen todos los formatos de fechas que nosotros podemos seleccionar; en mi caso, me gusta saber específicamente el día de la semana en el que se realizó una entrada o salida de dinero, por ello selecciono aquel que indique el día y la fecha larga (día, mes -con letra- y año).

Celda con formato de fecha larga
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Celda con formato de fecha larga

En lo personal, me gusta colocar los títulos de las columnas con “negritas“, pero esto ya depende del gusto de cada quien.

Ajustar Texto
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Ajustar Texto

Para que las columnas no sean tan anchas puedo seleccionar dentro del menú inicio, el apartado de “Ajustar Texto”. Ahora si, a escribir ejemplos aleatorios que se me ocurrieron en el momento.

Ejemplo de control de gastos
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Ejemplo de control de gastos

Soy una persona obsesiva con los detalles, por ello a partir de la columna D4 y hasta la columna G7 seleccionaré y colocaré todos los valores como monetarios. Igual que en el primer paso, seleccionamos las celdas, damos click con el botón secundario del mouse y en el menú Número, submenú Moneda, selecciono aquella que diga $ Español (México):

Edición de formato de varias celdas
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Edición de formato de varias celdas
Varias celdas modificadas con formato de celda
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Varias celdas modificadas con formato de celda

Lo más interesante en este caso es la columna G, los Totales. Cómo verán vienen dos columnas que me reducen el precio (Descuento y Precio Promoción). En este caso lo que se empleó fue una fórmula condicional SI.

La fórmula me indica lo siguiente:

Si el precio promoción es mayor que cero, entonces multiplica la cantidad por el precio promoción y el descuento (si es que lo hay), si no es mayor que cero, entonces multiplica la cantidad por el precio menos el descuento (si es que lo hay):

=SI(F4>0,((C4*F4)-E4),((C4*D4)-E4))

De ésta manera puedo contabilizar mis gastos personales sin necesidad de tener tantos problemas por los precios de promoción ni por los descuentos.

Edición de fórmulas en una hoja de cálculo
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Edición de fórmulas en una hoja de cálculo

Esperamos que estos ejemplos les ayuden. Si desean saber sobre algún tema particular de Excel, no duden en escribirnos para aclararles sus dudas.

Saludos.

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